Obowiązki pracowników magazynowych w zakresie przechowalnictwa i obsługi zapasów

Zarządzanie magazynem jest zwykle określane jako codzienne działania związane z osiąganiem określonych, krótkoterminowych celów. Ma ono jednak do odegrania główną rolę, razem z innymi aspektami całej funkcji dystrybucyjnej w krótko-, średnio- i długoterminowym rozwoju przedsiębiorstwa.

W tej publikacji zawarliśmy najważniejsze aspekty zarządzania i obowiązków pracowników magazynowych, omówimy:

1. Cele zarządzania magazynem
2. Ogólne zasady i rodzaje odpowiedzialności w magazynie
3. Podstawowe zadania przy przyjmowaniu towarów
4. Odbiór jakościowy dostawy
5. Podstawowe zadania przy wydawaniu towarów z magazynu
Więcej o zarządzaniu zapasami można dowiedzieć się podczas szkoleń w Europejskim Centrum Kształcenia PRESTIGE. Oferujemy szkolenia:

ZARZĄDZANIE ZAPASAMI. Metody i narzędzia optymalizacji poziomu zapasów

ZARZĄDZANIE ZAPASAMI, GOSPODARKĄ MATERIAŁOWĄ – poprawa poziomu rotacji

ZARZĄDZANIE ZAPASAMI – optymalizacja kosztów zapasów

PRAKTYCZNE METODY OPTYMALIZACJI ZAPASÓW z zastosowaniem MS Excel

Główne cele do osiągnięcia w zarządzaniu magazynem

Podstawowym celem zarządzania magazynem będzie osiągnięcie najlepszej kombinacji: maksymalnego wykorzystania przestrzeni magazynowej oraz minimalnego stosowania operacji manipulacyjnych.

Zadania te stale się równoważą, należy jednak podkreślić, że niemożliwe jest osiągnięcie obu z nich równocześnie.

W realizacji operacji magazynowych dla osiągnięcia tych celów, które są związane z kosztami i poziomem obsługi, zarządzanie magazynem obejmuje:

1. Efektywne wykorzystanie pracowników, wyposażenia i przestrzeni.
2. Skuteczne działania magazynu w kategoriach przepływu dóbr od ich przyjęcia do momentu wydania.
3. Utrzymywanie systemów zarządzania i kontroli działania magazynu.
4. Wartość i ilość przechowywanych w magazynie zapasów.
5. Zapewnienie bezpieczeństwa w trakcie przeprowadzania operacji magazynowych.

Odpowiedzialność kierownictwa magazynu

Aby powyższe zadania mogły być zrealizowane, kierownictwo magazynu odpowiedzialne jest za:

– natychmiastowe przemieszczenie przyjmowanych dóbr do odpowiednich miejsc składowania,

– natychmiastowe odszukanie i wysłanie dóbr, z zapewnieniem odpowiedniego poziomu obsługi,

– stałe sprawdzanie rozmieszczenia zapasów dla zapewnienia optymalnych odległości dla składowania i wybierania,

– stałe sprawdzanie dostępnej przestrzeni, dla maksymalnego jej wykorzystania,

– utrzymanie wszystkich działań tak, aby spełniały wymagania dotyczące poziomu obsługi przedsiębiorstwa.

Należy być świadomym oczekiwanego rozwoju przedsiębiorstwa w kategoriach przyszłych wyrobów, ich ilości, dostawców i klientów, aby móc zaplanować konieczne środki i ich rozłożenie w ramach czasowych.

Czas potrzebny do opracowania i wdrożenia alternatywnej strategii sieci magazynowej, czy przeglądu możliwości istniejącej sieci w obecnej lub zmienionej konfiguracji, może być bardzo istotny. Zwykle należy go ustalać w latach a nie w miesiącach.

Bieżące i przyszłe planowanie środków, krótko- i średnioterminowe, oparte na cyklu planowania przedsiębiorstwa jest niezbędne dla:

• zapewnienia nieprzerwanego przebiegu bieżących operacji,
• umożliwienia wprowadzenia zmian związanych ze zmianami profilu produkcji,
• określenia budżetu operacyjnego,
• zidentyfikowania obszarów poprawy wydajności.

Wymagania operacyjne odnoszą się do tych elementów, które tworzą na krótki okres ograniczenia lub możliwości w obrębie środowiska magazynowego. Są one zwykle związane z działaniami taktycznymi, które należy podejmować w wyniku zmian profilu i poziomu działalności przedsiębiorstwa, jakie mogły zostać nie dostrzeżone w średnioterminowym cyklu planowania.

Wymagania kontrolne w zarządzaniu gospodarką magazynową to stałe nadzorowanie rzeczywistego poziomu działalności magazynu w porównaniu do planowanych, łącznie z oceną wpływu zmian. Są one istotne w działaniach związanych z magazynami w obszarach dystrybucji.

Ogólne zasady i rodzaje odpowiedzialności w magazynie

Każda osoba zatrudniona w magazynie, której powierzono mienie, lub która sprawuje w nim funkcje kierownicze ponosi z mocy prawa odpowiedzialność za to mienie.

Odpowiedzialność ta może mieć postać:

– odpowiedzialności bezpośredniej – gdzie każdy jest odpowiedzialny za swoje czyny i zaniedbania,

– odpowiedzialności pośredniej – którą ponoszą te osoby, które swoim zaniedbaniem lub czynem uniemożliwiły innej osobie prawidłowe wykonanie obowiązków (np. magazynier wyręczając się podległym personelem pomocniczym, ponosi za jego zaniedbania odpowiedzialność).

Zarówno jedna jak i druga odpowiedzialność obejmuje:

– odpowiedzialność służbową – opartą o przepisy: kodeksu pracy, układów zbiorowych pracy, regulaminów pracy oraz zarządzeń zakładu pracy.

– odpowiedzialność cywilną – opartą o postanowienia Kodeksu Cywilnego,

– odpowiedzialność karną – opartą o przepisy Kodeksu Karnego.

Z orzeczeń Sądu Najwyższego oraz przepisów Kodeksu Cywilnego wynika, że za majątek przedsiębiorstwa ponosi odpowiedzialność materialną nie tylko ten, kto tym majątkiem fizycznie dysponuje (kierownik magazynu lub magazynier), lecz i kierownictwo przedsiębiorstwa.

Zakres odpowiedzialności w szerokim tego pojęciu zależy od konkretnych warunków w jakich miało miejsce dane zdarzenie prawne.

Magazynier lub kierownik magazynu ponoszą odpowiedzialność bezpośrednią za powierzone im dobra magazynowe.

Zobowiązują się oni przez przyjęcie pod swoją pieczę tych dóbr, do oddania ich pracodawcy w stanie nie pogorszonym i nie zmniejszonej ilości. Od tej odpowiedzialności magazynier (kierownik magazynu) może się uwolnić, jeżeli udowodni, że wspomniane braki jakościowe lub ilościowe powstały na skutek okoliczności, za które nie może ponosić odpowiedzialności.

Natomiast odpowiedzialność kierownictwa przedsiębiorstwa jest odpowiedzialnością pośrednią, gdyż nie ciąży na nich obowiązek bezpośredniej opieki nad dobrami magazynowymi i wyliczania się

Przy dochodzeniu odpowiedzialności w oparciu o Kodeks Cywilny trzeba udowodnić pozwanemu, że podjął się pracy w charakterze magazyniera, i że zostało mu powierzone mienie ujęte w raporcie (remanencie) zdawczo – odbiorczym, a następnie, że w mieniu tym stwierdzone zostały braki ilościowe lub wartościowe w określonej wartości. Udowodnienie powyższych faktów wystarcza w zasadzie dla uzasadnienia odpowiedzialności magazyniera.

Praktycznie biorąc można dochodzić odszkodowania również w przypadku, kiedy z jakichkolwiek przyczyn nie można udowodnić, że z magazynierem nastąpiło zawarcie prawidłowej umowy o pracę lub też, gdy nie nastąpiło prawidłowe przekazanie mienia.

Przepisy Kodeksu Cywilnego zawierają również sformułowania, że dłużnik (w tym przypadku magazynier) odpowiedzialny jest za zachowanie należytej staranności w wykonywaniu swojej pracy. Większość pracodawców wychodząc z założenia, że staranność wykonywania powierzonych pracownikowi zadań i obowiązków jest zrozumiała sama przez się, nie wspomina często w umowie o pracę, regulaminach pracy, zakresach obowiązków o konieczności starannego wykonywania czynności służbowych.

Innym rodzajem odpowiedzialności jest odpowiedzialność wspólna pracowników za niedobory w magazynie (współodpowiedzialność).

Podstawowe zadania przy przyjmowaniu towarów

Przyjmowanie towarów do magazynu odbywa się w wydzielonym przestrzennie miejscu w strefie przyjęć do magazynu i obejmuje następujące zadania:

• sprawdzenie dokumentów dostawy,
• wyładunek dostawy ze środków transportu zewnętrznego,
• przyjmowanie dostawy zgodnie z listem przewozowym oraz sprawdzenie stanu fizycznego przesyłki,
• odbiór ilościowy dostawy na podstawie dokumentacji,
• kontrolę jakościową przeprowadzaną zgodnie z warunkami technicznymi odbioru,
• segregowanie, sortowanie, przepakowywanie i oznakowanie dostawy zgodnie z ustaloną organizacją pracy magazynu,
• formowanie i sprawdzanie jednostek ładunkowych odpowiednio do wymagań technologii składowania,
• zapewnienie ochrony dostawy zareklamowanej,
• zapewnienie ochrony zapasów do czasu przekazania ich do strefy składowej,
• przekazanie dostawy przyjętej do strefy składowej,
• sporządzenie dokumentacji związanej z przyjęciem dostawy.

Szybkie, operatywne i efektywne działanie w tej fazie można osiągnąć przez:

– ustalone organizacyjnie czynności przyjmowania,

– stosowanie właściwej technologii rozładunku pojazdów,

– posiadanie odpowiednich procedur postępowania oraz wyposażenia przy kontrolach ilościowej i jakościowej,

– przekazanie przyjętych towarów odpowiednimi środkami transportowymi zgodnie z dyspozycjami do składowania.

 

Odbiór jakościowy dostawy

Przez odbiór jakościowy towarów należy rozumieć czynności, jakie muszą być wykonane dla ustalenia czy:

– otrzymany towar i jego opakowanie są zgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w umowie,

– cechy jakościowe towaru są zgodne i odpowiadają określeniom normy przedmiotowej,

– nie upłynął okres gwarancji, przechowywania względnie terminu przydatności do użycia,

– opakowanie dopowiada rodzajowi towaru i przepisom oraz czy stan opakowania jest odpowiedni,

– etykiety i podane na nich oznaczenia są zgodne z przepisami o oznaczeniu towarów, podanymi w normie,

– otrzymana partia towaru jest jednolita.

Wyroby i materiały dostarczane do magazynu przedsiębiorstwa powinny być odbierane zarówno ilościowo jak i jakościowo. Odbiór jakościowy może być dokonywany przez magazyniera, przez specjalnie wyznaczoną osobę lub komisję.

Przez organizowanie służby odbioru jakościowego towarów należy rozumieć określenie osób uprawnionych do dokonywania odbioru towarów pod względem jakościowym i ponoszących odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie tych czynności.

Magazynier dokonuje odbioru jakościowego wówczas, gdy cechy techniczne odbieranych materiałów i wyrobów są mu dobrze znane i mogą być przez niego bez zastrzeżeń odbierane. Na żądanie jednak magazyniera odbiór jakościowy powinien być dokonywany komisyjnie.  

Jakość materiałów i towarów określają normy, ustalone przez przedstawicieli producentów i użytkowników.

Norma jest aktem prawnym o znaczeniu techniczno – ekonomicznym i ustala najwłaściwsze rodzaje, kształty, wielkości i właściwości towarów, ich opakowania i oznakowania, warunki przechowywania, transport towarów, sposób zbadania tych cech oraz sprawdzania czy towar został wyprodukowany zgodnie z normą.

Zgodnie z ustawą o normalizacji rozróżnia się ze względu na podmiotowy zakres obowiązywania:

– Polskie Normy (PN) – ustanawiane przez Polski Komitet Normalizacji Miar i Jakości,

– Normy Branżowe (BN) – ustanawiane przez właściwego ministra,

– Normy Zakładowe (ZN) – ustanawiane przez Dyrektora przedsiębiorstwa.

Odbiór jakościowy może dotyczyć całej partii lub tylko wybranych próbek. Wyroby o dużej wartości jednostkowej należy badać wszystkie.

W wyniku odbioru jakościowego materiałów lub towarów może nastąpić:

– uznanie materiału i opakowania za odpowiadające przepisom określającym jakość i warunki umowy,

– zakwestionowanie materiału jako niezgodnego z wymaganiami jakościowymi deklarowanymi przez dostawcę, ale nadającego się do przerobu lub wykorzystania, czyli uznanie towaru za wadliwy,

– dyskwalifikacja materiału, jako nie nadającego się do żadnego przetwórstwa z powodu wad.

W przypadku stwierdzenia wad, należy niezwłocznie powiadomić o tym dostawcę, nie później jednak niż 14 dni od daty otrzymania dostawy. Należy również sporządzić odpowiedni protokół z udziałem przedstawiciela dostawcy i ewentualnie przewoźnika. Jeżeli przedstawiciel dostawcy – mimo wezwania – nie zgłosi się, protokół należy sporządzić z udziałem czynnika społecznego odbiorcy i powiadomić dostawcę o stwierdzonych wadach i brakach w dostawie. Protokół taki sporządza się w 3 egzemplarzach  (po jednym dla przedstawiciela dostawcy, dla działu zaopatrzenia oraz dla magazynu przyjmującego dostawę).

Zakwestionowane materiały i towary należy składować oddzielnie jako depozyt.

Załatwieniem reklamacji nie zajmuje się bezpośrednio służba magazynowa, lecz dział zaopatrzenia, jednak służba magazynowa powinna dokładnie znać tryb załatwiania reklamacji, gdyż dokumenty będące podstawą reklamacji tworzone są w magazynie.

Pierwszą podstawową czynnością przy odbiorze jakościowym jest ustalenie wielkości partii i jej jednorodności.

Za partię uważa się towar tej samej nazwy, jednego rodzaju, gatunku, klasy, rozmiaru, wytworzony przez ten sam zakład produkcyjny i stanowiący przedmiot jednej dostawy.

Partia ta ponadto musi być dostarczona jednym środkiem transportu, za tym samym dokumentem przewozowym i przedstawiona do jednorazowego odbioru.

Ocena jakości odbieranego towaru (partii towaru) może być dokonana dwoma sposobami:

• przez zbadanie wszystkich sztuk partii towaru („stuprocentowa kontrola jakości”),
• przez zbadanie określonej ilości sztuk pobranych z całej partii. Tę wybraną ilość sztuk nazywamy „próbką reprezentatywną” a metodę badania „metodą reprezentatywną”.

Wynik badania próbki reprezentatywnej rozciąga się na całą partię towaru. Próbka musi być pobrana w sposób i w ilości sztuk określonych w normie metodą wyrywkową ze wszystkich miejsc partii równomiernie.

Pobieranie próbek należy udokumentować protokołem w 2 egzemplarzach według ustalonego wzoru. Protokół powinien zawierać:

• nazwisko i imię pobierającego próbkę,
• miejsce jej pobrania,
• nazwę towaru i producenta,
• datę produkcji,
• wielkość produkcji,
• rodzaj opakowania,
• datę przyjęcia towaru,
• nr wagonu ewentualnie innego środka transportowego,
• wielkość pobranej próbki,
• sposób pobrania próbki,
• podpis pobierającego próbkę.

Towar, w którym stwierdzone zostały wady jakościowe, nie pozwalające na jego pełne wykorzystanie uznaje się za zdyskwalifikowany i zwraca się go do dostawcy. Przed zwrotem należy go oznakować na jego koszt.

Towary zareklamowane, pozostawione do dyspozycji dostawcy, powinny być zaewidencjonowane w książce depozytów magazynowych i nie mogą być wydane przed ostatecznym załatwieniem reklamacji.

Podstawowe zadania przy wydawaniu towarów z magazynu

Wydawanie towarów z magazynu odbywa się na wydzielonym przestrzennie miejscu i obejmuje:

• przyjęcie towarów ze strefy składowej lub strefy kompletacji,
• przemieszczanie towarów na miejsce tymczasowego składowania,
• kontrolę ilościową i jakościową,
• segregowanie, pakowanie i znakowanie partii wydań,
• ostateczne zestawienie partii wydań według kierunków, tras i odbiorców,
• uformowanie partii wydań do postaci zgodnej z wymogami transportu zewnętrznego,
• przemieszczanie na pole odkładcze partii wydań oczekujących na ekspedycję,
• wydanie partii przewoźnikowi zgodnie z dyspozycją,
• załadunek na środki transportu zewnętrznego,
• sporządzenie odpowiedniej dokumentacji, związanej z wydaniem dostawy.

Charakterystyczną cechą tej strefy są czynności ręczne pakowania oraz manipulacji, związane z przemieszczaniem i przeładunkiem towarów uformowanych w jednostki wysyłkowe (paletowe jednostki ładunkowe, pojemniki wielokrotnego użytku, pudła kartonowe, paczki itp.).

Zestawienie typowego wyposażenia do realizacji procesu technologicznego w strefie wydań nie różni się zasadniczo od wyposażenia strefy przyjęć.

Skoro już wiemy jakie są obowiązki pracowników magazynowych, pora zająć się kosztami – i to omówimy w kolejnej części naszego cyklu o gospodarce magazynowej.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej zapraszamy na szkolenia, które polecają nasi kursanci:

https://www.opineo.pl/opinie/prestige-eck