Planowanie, rozliczanie i ewidencjonowanie czasu pracy

• Przedstawienie zagadnień, których znajomość jest niezbędna do planowania, rozliczania czasu pracy i prowadzenia dokumentacji zgodnie z obowiązującymi w 2019 r. przepisami prawa
• Omówienie uprawnień i obowiązków w zakresie czasu pracy osób kierujących planujących i rozliczających czas pracy
• Zwrócenie uwagi na najczęstsze błędy związane z czasem pracy oraz odpowiedzialność prawną osób kierujących

Korzyści dla uczestników:

• Dostosowanie systemów, rozkładów i okresów rozliczeniowych do potrzeb zakładu pracy
• Nabycie umiejętności prawidłowego planowania i rozliczania czasu pracy oraz dokumentowania zgodnie z aktualnymi przepisami
• Uniknięcie błędów mogących skutkować naruszeniem uprawnień pracowniczych oraz odpowiedzialnością przed inspektorem pracy za popełnienie wykroczenia
• Propozycje rozwiązań praktycznych

Szkolenie przeznaczone jest dla kierowników różnych szczebli zakładu pracy, pracowników działów kadr i płac oraz innych osób odpowiedzialnych za planowanie i rozliczanie czasu pracy w zakładzie pracy.

1. Praktyczne zastosowanie pojęć o czasie pracy.

• Co to jest czas pracy, jakie okoliczności wliczane są do czasu pracy? Co oznacza gotowość do pracy? Kwalifikowanie co jest, a co nie jest czasem pracy. Czas pracy podczas szkoleń doskonalących oraz w podróży służbowej.
• Różnice między normą czasu pracy a wymiarem czasu pracy. Praktyczne aspekty stosowania „wymiaru” i „normy” czasu pracy. Normy kodeksowe i pozakodeksowe. Zasady obliczania wymiaru czasu pracy.
• Doba pracownicza, system, rozkład czasu pracy, harmonogram pracy, okres rozliczeniowy. Przykłady praktycznego zastosowania. Dlaczego znajomość tych pojęć decyduje o prawidłowym planowaniu i rozliczaniu czasu pracy?
• Praca zmianowa. Jakie skutki przewidują przepisy prawa pracy z wprowadzeniem pracy zmianowej? Jaki rozkład czasu pracy można uznać za pracę zmianową?
• Osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz osoby kierujące pracą pracowników. Kto jest osobą kierującą, jakie uprawnienia i obowiązki w zakresie czasu pracy wiążą się ze stanowiskiem kierownika?

2. Czas pracy w różnych systemach.

• Systemy czasu pracy, krótka charakterystyka. Systemy stosowane w różnych zakładach pracy. W jaki sposób można zmienić system czasu pracy?
• Ruchomy czas pracy. Co to jest ruchomy czas pracy i w jakich sytuacjach ułatwia organizację pracy? Inne korzyści ze stosowania ruchomego czasu pracy. W jaki sposób wprowadzić ruchomy czas pracy w zakładzie pracy?
• Indywidualny rozkład czasu pracy. Jakie jest uzasadnienie do wprowadzenia indywidulanych godzin pracy? Czy pracodawca musi zgodzić się na wniosek pracownika? Zgodność systemu czasu pracy z wnioskiem o indywidualne godziny pracy.
• Nowe uprawnienia przyznane niektórym grupom pracowników w 2018 r.

3. Kształtowanie zakładowych przepisów o czasie pracy w zależności od potrzeb pracodawcy.

• Dobór wewnętrznych przepisów o czasie pracy do organizacji i warunków pracy w zakładzie pracy. Regulamin pracy, zarządzenia, polecenia.
• Ograniczenia w organizacji czasu pracy wynikające ze specyfiki zakładu pracy, stanowiska pracy lub statusu pracownika. Grupy pracowników pod szczególną ochroną.
• Obowiązki pracodawcy, kierownika oraz pracowników w zakresie czasu pracy.

4. Harmonogramy pracy.

• Tworzenie harmonogramu pracy z uwzględnieniem różnych godzin pracy. W jakich warunkach należy tworzyć harmonogramy pracy, a w jakich obowiązek ten nie istnieje?
• Informacje niezbędne do prawidłowego zaplanowania godzin pracy. W jaki sposób zapewnić ciągłość pracy zakładu zgodnie z przepisami o czasie pracy?
• Treść harmonogramu pracy. Termin i sposób przekazania pracownikom harmonogramu pracy.
• Czy można zmienić harmonogram pracy w trakcie okresu rozliczeniowego?
• Błędy przy sporządzaniu oraz realizowaniu harmonogramów pracy.

5. Praca w godzinach nadliczbowych.

• Pojęcie pracy w godzinach nadliczbowych. Przesłanki dopuszczalności pracy w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych w różnych systemach czasu pracy. Co to są szczególne potrzeby pracodawcy?
• Odpracowanie wyjść prywatnych, dokumentowanie.
• Grupy pracowników, którym nie może zostać powierzona praca w godzinach nadliczbowych. Skompletowanie dokumentów i oświadczeń wymaganych od pracowników opiekujących się dziećmi do lat czterech oraz do lat ośmiu.
• Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych. Czy istnieje termin i forma do polecenia pracy nadliczbowej? Czy niezachowanie ustalonej formy pozbawia pracownika uprawnień z tytułu pracy nadliczbowej? Czy pracownik może odmówić wykonania pracy w godzinach nadliczbowych?
• Praca w dodatkowy dzień wolny od pracy oraz w niedzielę lub święto. Rekompensowanie pracy w godzinach nadliczbowych. Udzielanie czasu lub dnia wolnego od pracy.
• Ponadwymiarowa praca kierowników. W jakich okolicznościach kierownik uzyska prawo do czasu wolnego lub wynagrodzenia i dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych?

6. Podróż służbowa i czas szkoleń.

• Podróż służbowa typowa i nietypowa. Pracownik mobilny. Czas dojazdu do miejsca wykonywania pracy.
• Rozliczanie czasu podróży służbowej. Godziny nadliczbowe w podróży służbowej. Gwarantowany odpoczynek po zakończeniu podróży służbowej: 11 godzinny czy 8 godzinny?
• Należności z tytułu podróży służbowej. Termin rozliczenia.
• Czas szkoleń dodatkowych.
  

7. Ewidencjonowanie czasu pracy po zmianach w 2019 r.

• Sposoby potwierdzania obecności w pracy oraz ewidencjonowania czasu pracy. Rola list obecności oraz systemów kontroli dostępu. Czy listy obecności są obowiązkowe? Czy dojście do stanowiska i przygotowanie do pracy wliczać do czasu pracy?
• Karta czasu pracy według nowych przepisów od 2019 r. Czy w każdym przypadku jest konieczne ewidencjonowanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy? Obowiązek wskazywania dnia wolnego od pracy. Czy karty muszą być przechowywane oddzielnie dla każdego pracownika? Czy nadal dopuszczalne są roczne karty czasu pracy? Czy karta ewidencji czasu pracy powinna być podpisana przez pracownika?
• Czy należy przechowywać harmonogramy pracy? Jakie inne dokumenty z czasu pracy należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej?
• Forma dokumentacji z czasu pracy: papierowa, elektroniczna. Okres przechowywania dokumentacji.
• Najczęstsze nieprawidłowości z zakresu ewidencjonowania czasu pracy. Sposoby uniknięcia nieprawidłowości.
  

• Wykład
• Dyskusja z uczestnikami
• Odpowiedzi na pytania uczestników

Zagadnienia poruszane podczas szkolenia wzbogacone będą przykładami rozwiązań zaczerpniętych z bogatej praktyki zawodowej wykładowcy oraz aktualnych stanowisk, interpretacji, orzecznictwa.