ORGANIZACJA PRAC KANCELARYJNYCH ORAZ ZASADY ARCHIWIZACJI DOKUMENTACJI W FIRMIE/INSTYTUCJI. Obsługa kancelaryjna w systemie tradycyjnym i elektronicznym.

Doskonalenie umiejętności związanych z wykonywaniem prac kancelaryjnych, właściwego postępowania z korespondencją, organizowania i nadzorowania obiegu dokumentów wewnątrz firm, a także archiwizacją dokumentacji, profesjonalnym przechowywaniem dokumentacji oraz zaznajomienie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

I. Postępowanie z dokumentacja tradycyjną: rodzaje dokumentacji, zasady obiegu, gromadzenia w formie zbiorów i akt spraw.

1. Omówienie przepisów prawa archiwalnego:

• Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz przepisów związkowych.

2. Współczesne systemy kancelaryjne (omówienie wzorcowej instrukcji kancelaryjnej i rzeczowych wykazów akt)

3. Nowe instrukcje kancelaryjno-archiwalne w urzędach administracji publicznej

4. Klasyfikacja dokumentacji współczesnej

5. Kwalifikacja archiwalna (okresy przechowywania dokumentacji)

II. Przygotowanie do przechowywania w archiwum zakładowym

1. Archiwizacja dokumentacji o czasowym okresie przechowywania – kategoria archiwalna B (segregacja i systematyzacja, opis teczek, ewidencja)

2. Archiwizacja materiałów archiwalnych – kategoria archiwalna A (segregacja i systematyzacja, porządkowanie wewnątrz teczek, opis i ewidencja)

III. Archiwum zakładowe

1. Warunki techniczno – organizacyjne

2. Procedura przyjmowania dokumentacji

3. Oznakowywanie i rozmieszczanie dokumentacji

4. Środki ewidencyjne

IV. Zasady udostępniania dokumentacji

1. Udostępnianie dla celów służbowych pracownikom własnej jednostki.

2. Udostępnianie jednostkom zewnętrznym

3. Ewidencja udostępniania

V. Brakowanie i niszczenie dokumentacji, której okres przechowywania minął

1. Sporządzenie spisu dokumentacji przeznaczonej do wybrakowania i zniszczenia

2. Procedury formalne

3. Organizacja procesu niszczenia

VI. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

1. Podział na zespoły archiwalne

2. Segregacja i systematyzacja

3. Ewidencja przygotowanej dokumentacji (aktowej, technicznej, kartograficznej, fotograficznej, dźwiękowej)

4. Procedura przekazywania

VII. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej.

VIII. Postępowanie z dokumentami elektronicznymi

1. Zasady postępowania z dokumentacją w świetle ustawy z dn. 17.II 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne oraz znowelizowanej ustawy z dn. 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz regulacji zawartych w ustawach:

• z dn. 29.IX.1994 r. o rachunkowości
• z dn. 18.IX. 2001 o podpisie elektronicznym
• dn. 18.VII. 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną

2. Omówienie przepisów wykonawczych wydanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 30 października i 2 listopada 2006r .:

• w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych
• w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi
• w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych

3. Archiwizowanie dokumentów elektronicznych

• klasyfikacja wstępna – podział na dokumenty ewidencjonowanie i nieewidencjonowane
• procedury przechowywania i corocznych przeglądów przechowywanych dokumentów ewidencjonowanych
• Metadane jako niezbędny element opisu dokumentów elektronicznych
• Kwalifikacja archiwalna dokumentów elektronicznych
• Brakowanie (usuwanie) dokumentów elektronicznych
• Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego
• Wymagania techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych