Ustawa o rachunkowości w zakresie regulacji obiegu dokumentów magazynowych oraz organizacji i przebiegu inwentaryzacji
Akty prawne regulujące pracę magazynu to podstawowa wiedza, którą każdy pracownik przyswoić musi, w tym artykule piszemy o ustawie o rachunkowości w zakresie regulacji obiegu dokumentów magazynowych oraz organizacji i przebiegu inwentaryzacji.
Przeczytacie o:
– dokumentach obrotów magazynowych
– przebiegu inwentaryzacji
W poprzednim opracowaniu zajmowaliśmy się zapisami kodeksu pracy i prawa pracy dotyczącymi pracowników magazynowych i nadzoru służbowego.
https://prestige-eck.pl/wp/blog/praca-magazynu-akty-prawne/
Po więcej wiedzy zapraszamy na szkolenia u nas – w Europejskim Centrum Szkolenia Prestige:
https://prestige-eck.pl/wp/logistyka-transport/zarzadzanie-procesem-magazynowym/
https://prestige-eck.pl/wp/produkcja/planowanie-i-zarzadzanie-magazynami/
Dokumenty obrotów magazynowych jako dowody magazynowe
Zgodnie z zapisami Ustawy o rachunkowości dokumenty obrotów magazynowych są dowodami księgowymi. Każda zmiana majątku przedsiębiorstwa musi być zaewidencjonowana odpowiednimi dokumentami. Dotyczy to szczególnie przyjęć zewnętrznych dostaw, wydania materiałów surowców do produkcji oraz wydawania wyrobów dla klientów. Przyjęcie materiałów stanowi zwiększenie majątku przedsiębiorstwa, wydanie surowców na produkcję zmienia ich parametry ilościowe i fizyko – chemiczne, a wysyłka wyrobów do klienta umniejsza majątek przedsiębiorstwa do chwili zapłaty faktury.
Te wszystkie zdarzenia odbywające się w magazynie muszą być właściwie zaksięgowane. O tych zasadach i wymaganiach traktuje właśnie Ustawa o Rachunkowości.
Art. 74.
- Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
- Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
– księgi rachunkowe – 5 lat
– karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż: 5 lat
– dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia
– sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną
– dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione
– dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności
– dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu
– reklamacji
– dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat
– pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat
Inwentaryzacja w magazynach
Inwentaryzacja, czyli sprawdzenie rzeczywistego majątku przedsiębiorstwa na dany dzień jest nie tylko wymaganiem prawnym, ale też potrzebą przedsiębiorstw. To swoista fotografia stanu faktycznego.
Art. 26. Jednostki gospodarcze przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:
1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych, z zastrzeżeniem pkt. 3, oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt. 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic
3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób.
4) nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt. 1 i 2 oraz wymienionych w pkt. 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
Inwentaryzacją obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
Termin i częstotliwość inwentaryzacji, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:
1) składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt. 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,
2) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat,
3) środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat,
4) zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadzono raz w roku,
5) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadzono raz w roku.
Inwentaryzację, o której mowa w ust. 1, przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub upadłości. W przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, strony mogą w drodze umowy pisemnej odstąpić od inwentaryzacji.
Art. 27.
- Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
- Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji
Artykuł nie wyczerpuje tematu, po więcej zapraszamy na nasze szkolenia prowadzone przez specjalistów, którzy dokładnie opisują prawa i obowiązki pracowników magazynowych. Jest w czym wybierać:
https://prestige-eck.pl/wp/logistyka-transport/zarzadzanie-procesem-magazynowym/
O tym, że warto podnosić swoje kwalifikacje, nie trzeba nikogo przekonywać, a dlaczego robić to u nas? O tym przekonują nasi zadowoleni klienci:
https://www.opineo.pl/opinie/prestige-eck
W kolejnym artykule zajmiemy się:
Wymaganiami prawnymi w zakresie ochrony ppoż. i bezpieczeństwa pracy.