Dokumentacja procesów magazynowych

O tym jak ważna jest dokumentacja procesów magazynowych nie trzeba nikogo przekonywać, dlatego w tym materiale dowiecie się:

1. Jaka jest rola dokumentacji
2. Jakie są obowiązki kierownika magazynu
3. Jakie są najczęstsze błędy w dokumentacji magazynowej
4. Jaki jest sposób wystawiania dowodów przychodu i rozchodu
5. O sporządzaniu i obiegu dokumentów obrotu materiałowego

Zasadnicza rola magazynów w ujęciu funkcjonalnym polega na przyjmowaniu, przechowywaniu i wydawaniu materiałów oraz wyrobów gotowych.

Magazynier nie posiada uprawnień do dysponowania majątkiem powierzonym pod jego nadzór. Przyjmując lub wydając rzeczowe składniki majątku wykonuje on tylko polecenia tych osób, które są do tego upoważnione i w razie potrzeby musi udowodnić otrzymanie takich poleceń.

Operacje gospodarcze dokonywane mogą być tylko na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów, które stanowią odpowiednie zlecenie, a jednocześnie powinny zawierać wszystkie dane do odtworzenia dokonanej operacji.

Na jednym z naszych szkoleń szczegółowo omawiamy obowiązki i zarządzanie pracownikami magazynowymi, na których spoczywa obowiązek dokumentowania i ewidencji operacji magazynowych.

ZARZĄDZANIE PRACOWNIKAMI MAGAZYNOWYMI – praktyka dla praktyków – warsztaty menadżerskie

Obowiązki kierownika magazynu

Dla własnych potrzeb, w celu bieżącej orientacji i pełnej ochrony swoich interesów – magazynier (kierownik magazynu) musi równolegle prowadzić własną ewidencję i pełną dokumentację wszystkich operacji w zakresie obrotu materiałowego i wyrobów gotowych. Nie jest to żaden przywilej, z którego mógłby zrezygnować w razie zaufania do księgowości, lecz obowiązek wymagany przepisami.

Dokumentacja obrotów magazynowych to zestaw dokumentów o ustalonej postaci i określonym przeznaczeniu, dotyczących obrotu magazynowego, sporządzonych zgodnie z obowiązującymi prawnie zasadami ewidencji, odzwierciedlający i stwierdzający poszczególne stany i zdarzenia w magazynie.[1]

Odpowiedzialność za jej prowadzenie spoczywa na magazynierze także gdy czynności te powierzy innej osobie np. kartotekowej. Warto podkreślić, że nierzetelne prowadzenie dokumentów i ewidencji to nie tylko zaniedbanie własnych interesów, lecz również wykroczenie służbowe, za które ponosi się odpowiedzialność.

Dokumenty obrotu materiałowego nie mogą być sporządzone w dowolnej formie np. na luźnych kartkach papieru, lecz na ujednoliconych wzorach druków w zależności od rodzaju operacji, które po prawidłowym wypełnieniu i podpisaniu przez osoby do tego upoważnione – stanowią właściwy dokument.

Błędy w dokumentacji magazynowej

Do najczęściej występujących usterek przy wypełnianiu druków zaliczyć należy: niedokładne określenie towarów lub materiałów, pomijanie symboli, cech, gatunków itp., brak podpisów a często podpisy nie są składane w odpowiednich miejscach dokumentu i są niewyraźne. Mylnie wystawionych dokumentów nie można niszczyć lecz je unieważniać i zachować do rozliczenia. Unieważniamy przez przekreślenie w poprzek i umieszczenie na druku napisu „unieważniono” z podaniem daty i podpisu osoby unieważniającej.

Nie wszystkie pomyłki wymagają unieważnienia druku. Wystarczy nieraz odpowiednia poprawka. Sprostowanie takie należy dokonać przez kalki na wszystkich egzemplarzach druku, a błędny zapis skreślić tak, aby pozostał nadal czytelny. Nowy zapis umieścić nad skreśleniem lub obok i umieścić podpis osoby, która dokonała poprawki. Nie wolno dokonywać tzw. pogrubień lub wymazywać względnie wyskrobywać błędnego zapisu.

Jeśli poprawka dotyczy zmiany w zakresie przejęcia odpowiedzialności materialnej, konieczny jest również podpis osoby przejmującej majątek. Na drukach dokumentów przewidziane są odpowiednie miejsce na umieszczenie podpisów osób biorących udział w danej operacji.

Miejsca te oznaczone są odpowiednim nadrukiem. W zasadzie dokument obrotu materiałowego bez podpisu osób do tego zobowiązanych z tytułu obowiązku służbowego nie jest w pełni dokumentem prawdziwym i pełnym.

Ważne znaczenie ma data dokonania operacji magazynowej, która jest dowodem zmiany w składnikach majątkowych, a tym samym odpowiedzialności materialnej. Nie podanie daty w ogóle lub fałszywej może mieć poważne skutki prawne.

Sposób wystawiania dowodów przychodu i rozchodu w dokumentacji magazynowej

Każda operacja, która powoduje zmiany stanu zapasów w magazynie, musi być udokumentowana odpowiednimi dowodami przychodu lub rozchodu materiałów na znormalizowanych formularzach stosowanych powszechnie przez jednostki gospodarcze.

Za prawidłowy dowód obrotu materiałowego uważa się dokument sporządzony prawidłowo pod względem merytorycznym i formalnym przez upoważnione osoby, oraz zawierający następujące dane:

– oznaczenie magazynu przyjmującego lub wydającego materiał,

– nazwę i numer dowodu oraz datę jego wystawienia,

– dokładne określenie dostawcy lub odbiorcy materiału,

– nazwę, symbol, jednostkę miary i cenę przyjmowanego lub wydawanego materiału,

– ilość i wartość przyjmowanego lub wydawanego materiału,

– datę przyjęcia lub wydania materiału oraz nazwisko i imię odbierającego, ewentualnie nr dowodu osobistego,

– uwagi o jakości materiału.

Wykaz osób upoważnionych do dysponowania materiałami oraz wzory ich podpisów powinny być w posiadaniu magazynu.

Wszystkie dokumenty obrotu materiałowego po ich zrealizowaniu powinny być podpisane przez osobę materialnie odpowiedzialną za powierzone jej materiały (magazynier, kierownik magazynu).

Osoby upoważnione do dysponowania materiałami i akceptowania dowodów obrotu materiałowego, a zwłaszcza dowodów rozchodowych, ponoszą pełną odpowiedzialność za ilość materiałów zleconych do wydania.

Wszystkie dowody obrotu materiałowego powinny być odpowiednio numerowane:

• bieżącym numerem dowodu nadanym w momencie jego wystawienia przez pracowników upoważnionych do wystawiania dowodów obrotu materiałowego,
• magazynowym numerem dowodu nadanym przez magazyniera przy realizowaniu dowodu.

Sporządzanie i obieg dokumentów obrotu materiałowego[2]

Rozróżnia się następujące podstawowe dowody przyjęcia materiałów i wyrobów do magazynu:

– „Pz”   – Przyjęcie materiału (Pz jest symbolem dowodu i oznacza „przyjęcie zewnętrzne”).

– „Pz”   – Depozyt.

– „Zw”  – Zwrot materiału („Zw” jest symbolem tego dowodu i oznacza „zwrot wewnętrzny”).

– „Po”   – Przyjęcie odpadu („Po” jest symbolem tego dowodu i oznacza „przyjęcie odpadu”).

– „Pw” lub „Pz/W”  – Przyjęcie wewnętrzne („Pw” jest symbolem tego dowodu i oznacza „przyjęcie wewnętrzne”) wyrobu z własnej produkcji.

W kolejnym artykule przyjrzymy się obowiązkom pracowników magazynowych.

 

[1] Słownik terminologii logistycznej. Pr. Zb. pod red. Marka Fertscha. Wyd. ILIM Poznań 2006r s.41

[2] Poradnik magazyniera. Z.Dudziński, M. Kizyn, PWE Warszawa 1973, s. 203