To ostatni artykuł z cyklu o inwentaryzacji w magazynach. W poprzednich omówiliśmy zasady, rodzaje, i formy inwentaryzacji oraz przeprowadzanie jej w magazynach z jednostkami ładunkowymi i w wysokiego składowania, a także normy ubytków naturalnych. Wszystko znajdziecie tutaj:
– https://prestige-eck.pl/wp/blog/ubytki-naturalne-normy/
– https://prestige-eck.pl/wp/blog/rodzaje-i-formy-inwentaryzacji/
– https://prestige-eck.pl/wp/blog/zasady-przeprowadzania-inwentaryzacji-w-magazynach/
Dziś omówimy:
– najczęstsze błędy w zakresie organizacji i przygotowania inwentaryzacji,
– błędy w zakresie jej dokumentowania,
Po kompletną wiedzę z zakresu inwentaryzacji zapraszamy na szkolenie:
Mamy też sporą ofertę szkoleń obejmującą całą gospodarkę magazynową dla pracowników na różnych szczeblach kariery zawodowej:
GOSPODARKA MAGAZYNOWA – od projektu zagospodarowania magazynu do wdrożenia systemu WMS
Nieprawidłowości podczas inwentaryzacji
Do najczęściej występujących nieprawidłowości należy zaliczyć:
W zakresie organizacji i przygotowania inwentaryzacji:
– brak wydania stosownego zarządzenia kierownika jednostki dotyczącego przeprowadzenia inwentaryzacji rzeczowych, pieniężnych składników majątkowych,
– brak opracowania zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej oraz harmonogramu prac inwentaryzacyjnych,
– członkowie komisji inwentaryzacyjnej oraz członkowie zespołów spisowych nie zostali przeszkoleni przed rozpoczęciem inwentaryzacji w zakresie metod przeprowadzania i dokumentowania spisu z natury,
– nie przygotowanie przed spisem z natury prawidłowych (legalizowanych) urządzeń pomiarowych, jak też nie uporządkowanie magazynów, w których składowane są materiały lub towary handlowe,
– druki inwentaryzacyjne (arkusze spisowe) przed ich wydaniem członkom zespołów spisowych nie zostały objęte ewidencją druków ścisłego zarachowania,
– dane z ewidencji ilościowej stanów zapasów magazynowych nie zostały uzgodnione z danymi ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej w dziale księgowości.
W zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji i jej udokumentowania:
– osoby materialnie odpowiedzialne nie złożyły pisemnych oświadczeń o ujęciu w ewidencji ilościowej magazynowej wszystkich dowodów dotyczących przychodu i rozchodu objętych inwentaryzacją składników majątkowych,
– nieprawidłowe dokumentowanie zapisów na arkuszach spisowych (niewłaściwe dokonywanie poprawek ilości
Błędy w zakresie ustalania różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczania:
– dokonywanie nieprawidłowej wyceny składników majątkowych na arkuszach spisowych,
– stwierdzono występujące przypadki dopasowywania ilości inwentaryzowanych składników majątkowych do ilości wynikających z ewidencji księgowej (poprzez skreślanie dotychczasowej ilości i wpisywanie stanu księgowego),
– po zakończeniu spisu z natury dokonywano dodatkowego spisu nieistniejących w rzeczywistości składników majątkowych, jako pominiętych przy spisie pierwotnym, likwidując tym samym stwierdzony niedobór (fałszowanie inwentaryzacji),
– wystawianie dowodów źródłowych dotyczących fikcyjnego zużycia – wy dania z magazynu składników majątkowych likwidując tym samym stwierdzone nadwyżki inwentaryzacyjne,
– nieprawidłowe dokonywanie kompensat ilości i wartości niedoborów z nadwyżkami inwentaryzacyjnymi (kompensata różnych asortymentowo składników – np. niedobór mąki z nadwyżką cukru lub niedobór desek z nadwyżką cementu itp.),
– sporządzanie protokołów likwidacji na wykazane jako niedobór składniki majątkowe, spowodowany nierozliczeniem osób odpowiedzialnych materialnie, z którymi wcześniej rozwiązano umowę o pracę,
– nieprawidłowe rozpatrywanie różnic inwentaryzacyjnych poprzez uznawanie niedoborów za niezawinione (bez uzasadnienia przyczyny ich powstania lub przyjmowanie od osób odpowiedzialnych wyjaśnień sprzecznych ze stanem faktycznym),
– nie obciążano osób odpowiedzialnych za niedobory i szkody zawinione inwentaryzowanych składników, nierzetelny pomiar ilości i wagi materiałów lub towarów, brak na arkuszach spisowych informacji o następującej treści: „spis zakończono na pozycji nr ……” – nie zakreślono również pozycji niewykorzystanych),
– z uwagi na pracochłonność nie dokonywano obmiarów materiałów sypkich lub kawałkowych, przyjmując za wiarygodne dane z prowadzonej ewidencji księgowej,
– niepełnowartościowe składniki majątkowe (uszkodzone, zniszczone lub przeterminowane) nie były spisywane na odrębnych arkuszach,
– brak bezpośredniego udziału osoby materialnie odpowiedzialnej w dokonywanym spisie natury,
– po zakończeniu spisu z natury osoby materialnie odpowiedzialne nie składały oświadczeń, że nie wnoszą zastrzeżeń do przeprowadzonego spisu i jego udokumentowania na arkuszach inwentaryzacyjnych,
– nie były przeprowadzane niezapowiedziane kontrole w zakresie rzetelności dokonywanego spisu przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub głównego księgowego jednostki,
– w toku dokonywanego spisu z natury były udostępniane do wglądu członkom zespołu dane ewidencji księgowej, co podważało jego rzetelność,
– po zakończeniu spisu zespoły nie sporządzały sprawozdania opisowego (końcowego) z jego przebiegu, szczególnie w zakresie zabezpieczenia składników majątkowych przed kradzieżą lub zniszczeniem, występujących trudności w toku spisu oraz z wykorzystania pobranych druków inwentaryzacyjnych,
– nie uzgadniano stanów sald rozrachunków z kontrahentami (należności i zobowiązań),
– nie przeprowadzano weryfikacji pozostałych aktywów i pasywów, nie objętych spisem z natury lub potwierdzaniem sald (nie sporządzano protokołu weryfikacji aktywów i pasywów).
Tym artykułem kończymy serię na temat inwentaryzacji w magazynach. W kolejnym zajmiemy się: organizacją przestrzeni magazynowej według wymagań przepisów ppoż.
Referencje jakie otrzymujemy po naszych szkoleniach w Europejskim Centrum Szkolenia Prestige, są naszą największą nagrodą:
https://prestige-eck.pl/wp/o-nas/referencje-2/