Akta osobowe i dokumentacja pracownicza

Cele i korzyści

Celem szkolenia jest przygotowanie uczestników do prawidłowego gromadzenia, dokumentowania i przechowywania dokumentacji pracowniczej – od danych kandydatów do pracy, przez prowadzenie akt osobowych, po zakończenie zatrudnienia. Podczas zajęć omówione zostaną zasady dokumentowania umów o pracę, uprawnień pracowników, kar porządkowych i kontroli trzeźwości, a także obowiązki pracodawcy związane z ochroną danych osobowych i przechowywaniem dokumentacji zgodnie z przepisami prawa.

Korzyści dla uczestników:

• Zdobycie praktycznej wiedzy, jak gromadzić, porządkować i przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami prawa.
• Umiejętność prawidłowego dokumentowania całego cyklu zatrudnienia – od rekrutacji po zakończenie pracy.
• Zrozumienie zasad ochrony danych osobowych w firmie i minimalizacji ryzyka naruszeń przepisów.
• Umiejętność efektywnego zarządzania aktami osobowymi i dokumentacją w trudnych sytuacjach, takich jak upadłość pracodawcy.
• Praktyczne wskazówki, które ułatwią codzienną pracę działu HR lub osoby odpowiedzialnej za dokumentację pracowniczą.

Program szkolenia

1. Zasady ogólne dotyczące gromadzenia danych i dokumentów od kandydatów do pracy i pracowników:

• Dane osobowe, jakich podania można wymagać od kandydata do pracy oraz od pracownika, w tym m.in.:
  • dane dotyczące niekaralności
  • dane zawarte w dowodzie osobistym
• Dokumenty, których przedstawienia można wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, w tym kwestia:
  • zdjęć i referencji
  • dokumentów, których przedstawienie pozostaje w interesie pracownika (dokumenty od osoby wyznającej inną religię i pragnącej obchodzić swoje święta religijne, dokumenty potwierdzające wcześniejsze zatrudnienie u zagranicznego pracodawcy, dokumenty potwierdzającego stopień niepełnosprawności, dokumenty potwierdzające status weterana, dokumenty potwierdzające wykształcenie)
• Problematyka spóźnionego doniesienia dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia i inne uprawnienia pracownicze
• Orzeczenie o zdolności lub braku zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku, w tym:
  • badania dla pracowników prowadzących samochód w celach służbowych
  • badania dla osób ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, pozwalające na pracę w dłuższych normach czasu pracy
• Zasady zakładania i prowadzenia akt osobowych pracowników, w szczególności:
  • kwestia: porządku chronologicznego
  • zasady numerowania dokumentów gromadzonych w aktach osobowych
  • zasady sporządzania wykazu dokumentów (spisu treści)
  • zasady zbierania przede wszystkim odpisów i kopii dokumentów

2. Dokumenty umieszczane w aktach osobowych dotyczące dotycząca nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w szczególności:

• Zasady dokumentowania zawarcia umowy o pracę:
  • pisemna umowa o pracę(data zawarcia umowy, a data rozpoczęcia pracy przez pracownika)
  • zmiany dotyczące zasad nawiązywania umów na czas określony
  • pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia, planowane zmiany w tym zakresie służące ułatwieniu kontroli legalności zatrudnienia przez PIP
• Dokumenty dodatkowo potwierdzające warunki zatrudnienia:
  • zakres czynności
  • umowa o zakazie konkurencji
  • informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia
  • dodatkowe informacje w razie zatrudnienia w formie telepracy
• Dokumenty gromadzone w związku z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich
• Dokumenty związane z odpowiedzialnością materialną pracownika:
  • potwierdzające powierzenie mienia
  • zakaz posługiwania się wekslem (planowane zmiany przepisów)
• Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników
• Dokumentacja związana ze zwalnianiem pracownika od pracy, np. w celu oddania krwi, czy na wezwanie np. sądu oraz zasady zwalniania pracownika od pracy w razie choroby niani, z którą rodzina zawarła umowę uaktywniającą, dziennego opiekuna dziecka albo w razie nieprzewidzianego zamknięcia klubu dziecięcego

3. Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika, gromadzone w części C akt osobowych, w tym:

• Dokumenty tworzone przy rozwiązywaniu umów o pracę, w szczególności:
  • oświadczenie woli pracodawcy o wypowiedzeniu lub zwolnieniu pracownika
  • zmiany dotyczące wypowiadania umów o pracę zawartych na czas określony
  • notatka z udziału świadka we wręczaniu oświadczenia woli
  • zasady prawidłowego doręczania oświadczeń woli pracownikowi
• Dokumenty potwierdzające zatrudnienie pracownika:
  • zasady prawidłowego wypełnienia świadectwa pracy
  • zasady doręczania świadectwa pracy
  • zasady sporządzania odpisu (duplikatu) świadectwa pracy

4. Dokumenty związane z wymierzeniem kary porządkowej, gromadzone w części D akt osobowych

• rodzaj tworzonych dokumentów
• praktyczne wskazówki postępowania z nimi (usuwanie z akt osobowych pracowników)

5. Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu (część E akt osobowych).

• rodzaj tworzonych dokumentów
• praktyczne wskazówki postępowania z nimi (usuwanie z akt osobowych pracowników)

6. Ochrona danych osobowych w związku z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, w szczególności, obowiązki pracodawcy jako administratora danych wobec pracowników przetwarzających dane innych osób, w tym:

• nadanie upoważnienia do przetwarzania danych – omówienie wzoru upoważnienia, zasady prowadzenia ewidencji takich osób, nadanie identyfikatora
• możliwość powierzenia przechowywania dokumentacji innemu podmiotowi np.: biuru rachunkowemu

7. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym:

• okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
• wybór miejsca przechowywania
• postępowanie z dokumentacją pracowniczą w przypadku upadłości bądź likwidacji pracodawcy
• kogo obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
• kiedy stosujemy skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (10 lat) obowiązkowo, a kiedy dobrowolnie?

Adresaci

Szkolenie adresowane jest do osób pracujących w działach kadrowo-płacowych i księgowych.
Zapraszamy również na zajęcia osoby, które mają na celu swój rozwój zawodowy, a wiedza przekazywana na zajęciach może się do tego przyczynić.

Cena i zapisy

Szkolenie na zamówienie