W ostatnim artykule zajmowaliśmy się wpływem uwarunkowań prawnych na organizację pracy i koszty magazynowe – znajdziecie go tutaj: https://prestige-eck.pl/wp/blog/wplyw-uwarunkowan-prawnych-na-organizacje-pracy-i-koszty-magazynowe/
Teraz czas na dokumenty i ich obieg. Tym razem opowiemy:
– jakie są podstawowe dokumenty organizacyjne magazynu,
– jak wygląda przyjęcie materiałów do depozytu,
– jakie są podstawowe dowody dla rozchodów magazynowych.
Kompletną wiedzę na temat prawa w magazynie można zdobyć na jednym z naszych wielu kursów na temat gospodarki magazynowej:
Podstawowe dokumenty organizacyjne magazynu
Podstawowe dokumenty organizacyjne magazynu mają na celu zapewnienie jego poprawnej organizacji w aspekcie przebiegu i zasad procesu magazynowania oraz bezpieczeństwa.
Podstawowymi dokumentami organizacyjnymi magazynu są:
- Instrukcja magazynowa
Jest dokumentem określającym organizację oraz technologię gospodarki magazynowej w przedsiębiorstwie. Określa również zakres działania magazynów jak i podstawowe zasady oraz tryb wykonywania czynności magazynowych. Instrukcja magazynowa musi również zawierać zasady postępowania w zakresie wszystkich problemów dotyczących gospodarki magazynowej, w szczególności z funkcjonowaniem poszczególnych jej elementów (składowanych zapasów, budowli i wyposażenia, technologicznego procesu magazynowego, organizacji gospodarki magazynowej).
Instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników magazynowych, z którymi zawarta została umowa o odpowiedzialności materialnej. Osobą wprowadzającą w życie instrukcję magazynową powinien być dyrektor zarządzający lub prezes przedsiębiorstwa. Wprowadzenie powinno odbywać się za pokwitowaniem przez pracowników magazynu w celem potwierdzenia stosowania i przestrzegania zawartych w niej postanowień.
- Regulamin pracy magazynu
Regulamin pracy magazynu zawiera sposoby postępowania wynikające z obowiązujących przepisów. Celem regulaminu pracy magazynu jest przybliżenie odpowiedzialnym pracownikom przedsiębiorstwa problemy związane z uprawnieniami i obowiązkami pracowników magazynowych oraz trybem pracy magazynów.
Dokumenty obrotów magazynowych są zgodnie z zapisami Ustawy o Rachunkowości dowodami księgowymi.
Właśnie dlatego dokumenty te należy przechowywać przez 5 lat, licząc od początku nowego roku obrachunkowego. W wyjątkowych sytuacjach (np. rozpatrywanie sporów) okres ten przedłuża się o rok.
Dowód „Pz” (bez dodatkowych określeń) stanowi polecenie przyjęcia materiału z zewnątrz do magazynu i potwierdzenie przyjęcia materiału przez magazyniera. Dowód służy do udokumentowania przychodu materiałów pochodzących:
– z zakupu,
– z przerobu obcego,
– z ewentualnych zwrotów dokonanych przez odbiorców.
Za jednym dowodem „Pz” nie można przyjmować materiałów, które pochodzą od różnych dostawców, mają one być składowane w różnych magazynach, które mogą być finansowane z różnych źródeł (ze środków obrotowych i ze środków inwestycyjnych).
Dowód „Pz” wystawiany jest w magazynie przyjęć w trzech egzemplarzach oznaczonych cyframi 1, 2, 3.
Egzemplarze oznaczone „1” i „2” magazyn przesyła (w zasadzie następnego dnia – nie później jak trzeciego dnia) do działu zaopatrzenia, skąd po sprawdzeniu przekazuje się niezwłocznie jeden egzemplarz do księgowości materiałowej.
Jeden egzemplarz dowodu „Pz” o symbolu „3” pozostaje w aktach magazynu i stanowi podstawę rejestrowania przychodu materiału w kartotece magazynowej.
Przyjęcie materiałów do depozytu
W magazynie mogą być przechowywane materiały i wyroby, które nie są jego własnością. To materiały często nie nie przyjęte od dostawców np. wobec zastrzeżeń jakościowych stwierdzonych przez służbę magazynową lub komisję odbioru jakościowego, przesłane omyłkowo lub przesłane w ilościach niezgodnych z zamówieniem, względnie złożone w magazynie na pisemne polecenie działu zaopatrzenia i zbytu itp.
Depozytem mogą być również materiały, urządzenia i maszyny przeznaczone na inwestycje własne i finansowane z funduszów inwestycyjnych
Towary i materiały zakwalifikowane do depozytów należy przyjmować na podstawie dowodów ”Pz” z adnotacją (pieczątką) „depozyt” lub „inwestycje” na wszystkich egzemplarzach.
Dowód „Pz” – depozyt sporządza się w czterech egzemplarzach, z których dwa otrzymuje dział zaopatrzenia i zbytu, jeden pozostaje w magazynie, a jeden otrzymuje osoba dostarczająca depozyt do magazynu.
W dowodzie konieczne jest podanie przyczyn przyjęcia towarów do depozytu z jednoczesnym powołaniem się na numer i datę zgłoszenia odpowiedniej reklamacji do dostawcy oraz na numer faktury.
Dowód „Zw” – zwrot materiału (wewnętrzny) stanowi polecenie przyjęcia materiału do magazynu i potwierdzenie tego przyjęcia przez magazyniera.
Dowód ten służy do udokumentowania zwrotu materiałów do magazynu, wydanych uprzednio na podstawie dowodu „Rw” a pobranych:
– w nadmiernych ilościach do wykonania określonego zlecenia produkcyjnego,
– nie wykorzystanych wskutek zmiany produkcji w danym okresie,
– na wskutek uzyskanych oszczędności materiałowych,
– na wskutek pobrania z magazynu omyłkowo niewłaściwego materiału.
Dowód „Zw” wystawia się w trzech, czterech egzemplarzach w zależności od ustaleń kierownictwa przedsiębiorstwa i wykonuje to komórka dokonująca zwrotu materiału z magazynu.
Dowód „Zw” może obejmować materiały dotyczące tylko jednego stanowiska kosztów, a więc jednego zlecenia lub jednego miejsca pracy, oddzielnie rozliczanego.
Materiały zwracane do magazynu powinny posiadać pełną wartość użytkową. W przypadku zwracania materiałów niepełnowartościowych, należy je komisyjnie oszacować, sporządzić protokół i dołączyć go do dowodu „Zw” – „Materiały niepełnowartościowe”. Mogą być również przyjmowane na podstawie dowodu „Pz” – „Materiały niepełnowartościowe” i rejestrowane jako oddzielne pozycje materiałowe.
Dowód „Po” – Przyjęcie odpadu technologicznego, służy do udokumentowania przychodu materiałów niepełnowartościowych (odpadki) powstałych:
– w toku procesu produkcyjnego,
– przy likwidacji środków trwałych,
– przedmiotów nietrwałych itp., a które nie mogą być wykorzystane do celu, do którego zostały wydane.
Dowód wystawia w dwóch lub trzech egzemplarzach komórka dokonująca zwrotu odpadków do magazynu.
Po przyjęciu odpadku i wniesieniu zapisów do ewidencji ilościowej, magazynier zwraca kopię dowodu pracownikowi przekazującemu odpadek, która to kopia służy w komórce produkcyjnej jako dowód przekazania określonej ilości odpadków do magazynu. Oryginał dowodu przekazuje do księgowości materiałowej, gdzie stanowi on podstawę dla ewidencji ilościowo – wartościowej przychodu odpadku oraz służy do sporządzenia rozdzielnika zużycia materiałów w komórce kosztów własnych. Jeśli dowód jest wystawiony w trzech egzemplarzach – jedną kopię zatrzymuje u siebie.
Dowód „Pw” – Przyjęcie materiału (wyrobu) z własnej produkcji przedsiębiorstwa, wystawiają wydziały produkcji podstawowej i pomocniczej, w których wykonane są ostatnie operacje technologiczne lub montaż tych wyrobów, i których komórki kontroli technicznej stwierdzają jakość wykonania.
Dowód „Pw” należy wystawiać dla każdej partii wyrobów oddanych z produkcji do magazynu. Dowód ten wystawia się w czterech egzemplarzach z przeznaczeniem: jeden egzemplarz – księgowość materiałowa, jeden egz. – komórka zaopatrzenia i zbytu, jeden egz. – wystawiający, jeden egz. – magazyn przyjmujący. Dowód ten należy dodatkowo znakować numerem zlecenia produkcyjnego tak, aby można było stwierdzić, ile wyrobów zostało zaprzychodowanych łącznie z poszczególnych zleceń produkcyjnych.
Podstawowe dowody dla rozchodów magazynowych:
„Rw” – Rozchód wewnętrzny materiałów do zużycia we własnym przedsiębiorstwie.
„Wz” – Wydanie materiałów na zewnątrz przedsiębiorstwa.
„Mm” – Przesunięcie międzymagazynowe materiałów lub towarów w przedsiębiorstwie.
KL – Karta Limitowa
Dowód „Rw” – pobranie materiałów – stanowi polecenie wydania materiałów:
– do produkcji na wykonanie określonego zlecenia produkcyjnego,
– na cele wewnętrzne wydziału produkcyjnego lub administracji przedsiębiorstwa.
Dowody „Rw” mogą wystawiać i zatwierdzać tylko pracownicy upoważnieni przez kierownictwo przedsiębiorstwa . Lista tych osób z wzorami podpisów winna być w magazynie.
Dowody „Rw” wystawia się w czterech egzemplarzach, z których jeden egz. otrzymuje wystawiający, jeden egz. magazyn, a dwa egz. księgowość materiałowa, która to po wycenie materiałów przesyła jeden egz. do działu technicznego (lub do księgowości kosztów własnych).
Na podstawie jednego dowodu „Rw” mogą być pobierane materiały przeznaczone do zużycia tylko w jednym miejscu powstawania kosztów, a więc na jedno zlecenie produkcyjne.
Magazyn ma obowiązek odmówienia wydania materiału na podstawie dowodu „Rw”, na którym brak jest określenia miejsca powstawania kosztów. Pobieranie tych materiałów do zużycia bez dowodów „Rw”, wystawianie tych dowodów dopiero po zużyciu materiałów jest nieprawidłowe.
Dowód „Wz.” – stanowi polecenie wydania materiału z magazynu na zewnątrz przedsiębiorstwa w związku:
– ze sprzedażą (np. upłynięcie zbędnych zapasów),
– ze zwrotem dostawcy (np. niezgodność z warunkami zamówienia),
– z wydaniem do przerobu obcego (uszlachetnienie).
Dowód ten wystawia dział zaopatrzenia w czterech egzemplarzach.
Magazynier po dokonaniu czynności związanych z wypełnieniem dowodu „Wz” i zaksięgowaniu danych ilościowych w kartotece magazynowej oraz wydaniu materiału przesyła:
– oryginał dowodu „Wz” do księgowości materiałowej,
– pierwszą kopię odbiorcy lub konwojentowi,
– drugą kopię do działu zaopatrzenia gdzie stanowi ona dowód wykonania polecenia oraz podstawę do wystawienia faktury, o ile dany materiał został wydany na skutek sprzedaży.
– Trzecia kopia pozostaje w magazynie.
Dowody „Wz.” są jedno- i wielopozycyjne w zależności od ilości zadysponowanych pozycji materiałowych.
Dowód „Mm” – przesunięcie międzymagazynowe należy używać przy przesunięciu materiałów z jednego magazynu do drugiego. Może to nastąpić z różnych przyczyn. Zwykle ma miejsce jedna z następujących:
– materiał przyjęto do niewłaściwego magazynu,
– materiał skierowano do innego magazynu ze względu na przejściowy brak pomieszczenia w magazynie właściwym,
– materiał nadszedł do magazynu w zwrotnym opakowaniu fabrycznym i opakowanie należy przesunąć do specjalnego magazynu opakowań,
– zmiana organizacyjna właściwości magazynu powoduje konieczność odpowiedniego przesunięcia materiału,
– materiał zostaje przesunięty do magazynu depozytów lub depozyt zostaje przesunięty do magazynu.
Dowód „Mm” wystawiany jest w czterech egz. z przeznaczeniem dla: wystawcy, magazynu wydającego, magazynu przyjmującego ładunek i księgowości materiałowej.
Magazyn wydający otrzymuje wszystkie egzemplarze, z których po wpisaniu ilości wydanej przesyła jeden egz. księgowości materiałowej, pozostałe dwa (po zatrzymaniu jednego u siebie) kieruje wraz z materiałem do magazynu przyjmującego. Magazyn przyjmujący po dokonaniu zapisów ilości przyjętej przesyła jeden egz. za pośrednictwem księgowości materiałowej do wystawiającego.
Karta limitowa
Dowód pobrania materiałów na cele produkcji (poza dowodem „Rw”) może być wystawiony w postaci karty limitu, służącej do kilkakrotnego pobierania tego samego rodzaju materiału potrzebnego do wykonania określonego zlecenia produkcyjnego.
O tym jak ważne jest posiadanie wiedzy i odpowiednich uprawnień opowiadają nasi zadowoleni kursanci:
https://www.opineo.pl/opinie/prestige-eck
W kolejnym artykule przeczytacie o zasadach przeprowadzania inwentaryzacji w magazynach.