Inwentaryzacja w magazynach to temat, który szczególnie interesuje naszych kursantów. Postanowiliśmy zająć się tematem głębiej, dlatego przygotowaliśmy cały cykl o tej tematyce. Dziś część pierwsza, w której piszemy o:
– podstawach prawnych przeprowadzenia inwentaryzacji w magazynach,
– przebiegu, podziałach i etapach inwentaryzacji,
– dokumentach dotyczących inwentaryzacji
Po kompletną wiedzę na temat gospodarki magazynowej i inwentaryzacji zapraszamy na szkolenia do Europejskiego Centrum Szkolenia Prestige w Mikołowie.
https://prestige-eck.pl/wp/produkcja/nowoczesna-logistyka-i-zaopatrzenie/
Inwentaryzacja w magazynach
Podstawą przeprowadzenia inwentaryzacji w magazynach powinna być Instrukcja Inwentaryzacyjna lub zarządzenie wewnętrzne kierownika jednostki, opracowane na podstawie ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (Dz. U. nr 121, poz. 591) oraz ustawy z dnia 9 listopada 2000r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz. U. nr 113, poz. 1186).
W cytowanych ustawach ujęte są podstawowe zagadnienia dotyczące inwentaryzacji, a mianowicie:
– częstotliwość, terminy i metody inwentaryzacji,
– sposoby wyceny składników majątkowych,
– zasady przechowywania dokumentów inwentaryzacyjnych.
W zarządzeniu wewnętrznym kierownika jednostki powołującej Komisję inwentaryzacyjną powinny być zamieszczone następujące zagadnienia:
– podstawa prawna inwentaryzacji i jej zakres,
– skład komisji, skład zespołów spisowych i kontrolerów spisowych oraz wykaz rejonów i pól spisowych,
– szczegółowe obowiązki komisji w zakresie przygotowania, przebiegu, kontroli i opracowania wniosków,
– obowiązki innych komórek organizacyjnych w zakresie prac niezbędnych do wykonania dla potrzeb spisu z natury,
– zakres przedmiotowy składników majątkowych przewidzianych do spisu,
– harmonogram inwentaryzacji, a w szczególności terminy rozpoczęcia i zakończenia spisu poszczególnych składników majątkowych,
– sposób przeprowadzenia rozliczenia i weryfikacji różnic spisowych,
– zakres sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji.
Wspomniane ustawy nie zawierają szczegółowych zasad dotyczących organizacji i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji. Zasady te są w praktyce stosowane na podstawie nieobowiązujących już formalnie zarządzeń Ministra Finansów, pierwotnie z dnia 23.11.1972r., późniejszego z dnia 16.11.1983r. (M.P. nr 40, poz. 233) i ostatniego z dnia 15.01.1991r. (Dz.U. nr 10, poz. 35), w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości (w części dotyczącej inwentaryzacji). Ponieważ zasady te nie utraciły aktualności powinny być stosowane w praktyce.
Zapasy materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półfabrykatów, objętych ewidencją ilościowo – wartościową i znajdujące się na terenie (w pomieszczeniu) strzeżonym – mogą być inwentaryzowane raz w ciągu 2 lat w dowolnym terminie. Celowe jest przy tym, aby termin spisu przypadał możliwie blisko końca roku obrotowego, na ostatni dzień wybranego miesiąca.
Zapasy towarów i materiałów (w tym głównie opakowań) zużywanych w związku z działalnością handlową, objętych ewidencją wyłącznie wartościową w punktach obrotu detalicznego – powinny być inwentaryzowane raz w roku, w dowolnym dla jednostki terminie, pod warunkiem jednoczesnego ustalenia wartości zapasów nie tylko w cenach detalicznych, ale także w cenach zakupu.
Środki trwałe oraz maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą, znajdujące się na terenie strzeżonym – inwentaryzuje się raz w ciągu 4 lat (w dowolnym terminie wybranym przez jednostkę.
Zapasy produkcji w toku oraz materiałów, towarów i wyrobów, których wartość jest odnoszona bezpośrednio w koszty po ich zakupie lub wytworzeniu – inwentaryzuje się na koniec roku obrotowego, a zapasy materiałów, towarów i wyrobów gotowych nie objętych bieżącą ewidencją – także na koniec poszczególnych kwartałów.
Podaną częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji należy traktować jako minimalną. Jednostka może, jeśli uzna za konieczne przeprowadzenie spisu z natury częściej, np. w celu zaostrzenia kontroli obrotu niektórymi składnikami zapasów, lub jeżeli wynika to z wypadków losowych.
Inwentaryzację dzielimy na:– jednorazowe, sporządzane na określoną datę (okresowe, doraźne, okolicznościowe, zdawczo – odbiorcze i nadzwyczajne)
– ciągłe
Inwentaryzacja jednorazowa
Przebieg inwentaryzacji
Zadaniem Komisji Inwentaryzacyjnej jest:
– przygotowanie spisu,
– nadzór nad przebiegiem spisu,
– przekazanie uporządkowanych wyników spisu do księgowości w celu ustalenia różnic, wyjaśnienia przyczyn ich powstania oraz przedstawienie wniosków co do ich rozliczenia,
– podsumowanie wyników spisu i zgłoszenie ustalonych wniosków dla kierownictwa jednostki i kolejnych inwentaryzacji.
Kierownik jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje:
– zespoły spisowe,
– komisję szacunkową, która współpracuje z zespołami spisowymi przy ustalaniu stanu zapasów trudnych do obliczenia (dokonuje technicznych obmiarów i ustala ceny zapasów niepełnowartościowych),
– komisję weryfikacyjną.
Etapy inwentaryzacji
Prace związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji dzieli się na trzy etapy:
- przygotowanie inwentaryzacji,
- przeprowadzenie spisu z natury,
- ustalenie i rozliczenie wyników spisu.
Dokumentacja spisowa
Podstawą dokumentowania wyników spisu są arkusze spisowe, które z chwilą ich ponumerowania traktuje się jako formularze ścisłego zarachowania objęte kontrolą ilościową.
W przedsiębiorstwach posiadających odpowiedni program komputerowy obejmujący inwentaryzację, możliwe jest szybkie wprowadzenie danych do spisu, ich wycena oraz rozliczenie wyników inwentaryzacji.
Przed rozpoczęciem spisu, magazynier jest zobowiązany do złożenia komisji inwentaryzacyjnej pisemnego oświadczenia, w którym powinno znajdować się stwierdzenie, że na wszystkie przyjęte do dnia spisu materiały zostały wystawione dokumenty magazynowe i że wszystkie dowody przychodowe i rozchodowe zostały zaksięgowane w ewidencji magazynowej. Powinny być także podane ostatnie numery dowodów przychodowych i rozchodowych, odrębnie dla każdego ich rodzaju
Przebieg spisu
W czasie trwania spisu wydawanie materiałów z magazynu jest w zasadzie zabronione. W uzasadnionych przypadkach (np. jeśli brak materiałów grozi przestojem w produkcji), można wydać określony materiał za zezwoleniem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Wówczas na wszystkich egzemplarzach dowodów wydania zamieszcza się następującą adnotację: „materiał objęty spisem z natury w dniu…., na arkuszu nr…. poz….”. Jednocześnie na arkuszu spisowym odnotowuje się wydaną ilość oraz podaje numer dowodu wydania. Materiały nadchodzące do magazynu w czasie trwania spisu z natury powinny być składowane w odrębnym pomieszczeniu, aby uniknąć ich pomieszania z materiałami już spisanymi.
Po zakończeniu spisu z natury, osoby materialnie odpowiedzialne podpisują wszystkie arkusze spisowe, a magazynier umieszcza adnotację, że wszystkie składowane zapasy zostały spisane oraz, że do ustaleń spisu nie wnosi zastrzeżeń. Następnie komisja inwentaryzacyjna w obecności osób materialnie odpowiedzialnych wpisuje do ewidencji rzeczywisty stan zapasów stwierdzony w czasie spisu oraz przekazuje arkusze spisowe przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej, który sporządza sprawozdanie.
Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zobowiązany jest do przekazania głównemu księgowemu arkuszy spisu z natury oraz protokołów zespołów spisowych i komisji szacunkowej. Na podstawie tych dokumentów księgowość ustala ilościowe różnice inwentaryzacyjne i wycenia je.
Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych polega na sporządzeniu zestawienia spisanych składników na odrębnym arkuszu, zawierającym: numer i pozycję arkusza spisowego, symbol, masę, jednostkę miary, cenę, ilość i wartość według spisu i według ewidencji.
Po dokonaniu podziału różnic inwentaryzacyjnych według grup oraz ustaleniu ostatecznych różnic i wniosków w sprawie sposobu ich rozliczenia – komisja inwentaryzacyjna przekazuje te dane odpowiedzialnemu materialnie magazynierowi w celu złożenia odpowiednich wyjaśnień.
Magazynier w swoim wyjaśnieniu powinien podać przyczyny i okoliczności powstania różnic. Po otrzymaniu wyjaśnień od magazyniera, komisja dokonuje ostatecznej weryfikacji różnic i ewentualnie wskazuje osoby, które jej zdaniem należy obciążyć za powstałe niedobory.
Podstawową czynnością weryfikacyjną jest przeprowadzenie kompensat ilościowo – wartościowych stwierdzonych różnic. Kompensata różnic polega na wzajemnej eliminacji (znoszeniu) niedoborów i nadwyżek stwierdzonych w asortymentach zapasów zbliżonych lub podobnych.
Według ogólnie przyjętych zasad, kompensaty mogą mieć miejsce wówczas, gdy równocześnie zachodzą następujące okoliczności:
– niedobory i nadwyżki zostały stwierdzone w ramach tego samego spisu z natury,
– różnice powstały w tym samym magazynie,
– dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej,
– zostały stwierdzone w pokrewnych, zewnętrznie podobnych asortymentach.
Komisja inwentaryzacyjna dokonuje ostatecznego rozliczenia różnic i sporządza protokół weryfikacji różnic, na podstawie:
– zbiorczego zestawienia różnic inwentaryzacyjnych,
– zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek,
– wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych.
Protokół weryfikacji komisja przedkłada głównemu księgowemu do zaopiniowania, a następnie kierownikowi jednostki do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu, stanowi on podstawę do rozliczenia wyników inwentaryzacji, m.in. do odpisania z ksiąg rachunkowych niedoborów i nadwyżek.
Spis z natury powinien być tak zorganizowany aby warunki działania jednostki nie uległy zakłóceniu.
Dokumenty dotyczące inwentaryzacji
1. Dokumenty etapu przygotowawczego:
a. zarządzenie wewnętrzne w sprawie inwentaryzacji;
b. wykaz powołanych członków komisji inwentaryzacyjnej i członków zespołów spisowych,
c. harmonogram i terminarz inwentaryzacji,
d. polecenie przeprowadzenia spisu z natury,
e. protokół zabezpieczenia ewidencji inwentaryzowanych składników majątkowych,
f. Oświadczenie osób odpowiedzialnych materialnie o przygotowaniu magazynu do inwentaryzacji
2. Dokumenty przebiegu inwentaryzacji:
a. arkusze spisu z natury,
b. inwentaryzacyjny protokół kontroli kasy,
c. protokół wyceny zapasów niepełnowartościowych,
d. protokół z weryfikacji sald,
e. sprawozdanie z kontroli spisu z natury,
f. sprawozdanie zespołu spisowego z przygotowania i przebiegu spisu z natury w danym polu spisowym.
3. Dokumenty rozliczenia inwentaryzacji:
a. zestawienie różnic inwentaryzacyjnych,
b. sprawozdanie końcowe przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej z przebiegu i wyników inwentaryzacji.
Dokumentacja dotycząca inwentaryzacji powinna być odpowiednio zabezpieczona przed zniszczeniem. Powinna ona odzwierciedlać stan faktyczny oraz obiektywną prawdę zaistniałych faktów i zdarzeń. Każdy dokument dotyczący czynności inwentaryzacyjnych powinien być sporządzony poprawnie pod względem merytorycznym i rachunkowym.
Inwentaryzacja ciągła
Inwentaryzacja przeprowadzana metodą ciągłą polega na dokonywaniu systematycznie w ciągu okresu inwentaryzacyjnego, nie dłuższego niż dwa lata, w różnych (planowo określonych) terminach – spisów z natury zapasów, w taki sposób, aby wszystkie składniki zapasów zostały w ciągu tego okresu objęte spisem z wyznaczoną częstotliwością.
Inwentaryzację ciągłą mogą stosować jednostki, które posiadają odpowiednie warunki organizacyjne – techniczne, a w szczególności:
– magazynują zapasy na terenie strzeżonym,
– prowadzą bieżącą ewidencję ilościowo – wartościową zapasów w sposób umożliwiający ustalenie na dzień dokonywania spisu z natury dla każdej spisywanej grupy zapasów ich ilości i wartości oraz wyprowadzenie różnic,
– mają szczegółową instrukcję o inwentaryzacji ciągłej, zapewniającą prawidłowe stosowanie tego rodzaju inwentaryzacji,
– osiągnęły odpowiedni poziom organizacji gospodarki zapasami.
Inwentaryzację ciągłą prowadzi powołana przez kierownika jednostki stała komisja spisowa, stanowiąca wyodrębnioną komórkę „inwentaryzacji ciągłej”, prowadząc spis z natury w oparciu o roczny plan spisu uzgodniony z głównym księgowym.
Kierownik komórki „inwentaryzacji ciągłej” po upływie każdego miesiąca sporządza sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji, które powinno m.in. zawierać: liczbę pozycji spisanych z natury w porównaniu do liczby pozycji planowanych oraz wartość ujawnionych niedoborów i nadwyżek.
Temat inwentaryzacji jest bardzo obszerny, dlatego w kolejnym artykule opiszemy:
– jakie są rodzaje, formy i metody inwentaryzacji,
Jeśli zastanawiacie się czy warto wziąć udział w kursach organizowanych przez Europejskie Centrum Szkolenia Prestige, poczytajcie opinie ich uczestników:
https://www.opineo.pl/opinie/prestige-eck