Koszty i budżetowanie magazynu

Koszty magazynowe, to temat ważny i wymagający szczególnej uwagi, dlatego w tym artykule omówimy:

Kompletną wiedzę na temat kosztów magazynowych przekazujemy podczas szkolenia

https://prestige-eck.pl/wp/logistyka-transport/optymalizacja-kosztow-zapasow-szkolenie/

Rodzaje kosztów magazynowych

Występowanie magazynu jako miejsca generowania kosztów zdeterminowane jest wyłącznie istnieniem zapasów.

Z tego też powodu rozważanie kosztów funkcjonowania magazynu, nie uwzględniające wielkości zapasów (obrotu), nie ma sensu. Nośnikiem kosztów magazynowania powinna być przede wszystkim jednostka zapasu.

Dla porównania kosztów magazynowania w czasie nie wystarczy ich ogólny poziom, lecz powinny być one prezentowane w układzie rodzajowym, co pozwala na ich strukturalną obserwację.

Rodzajowy układ kosztów grupuje pierwotne, jednorodne składniki kosztów, dzięki czemu można stwierdzić, jaki jest udział, wpływ i znaczenie poszczególnych czynników produkcji (magazynowania) w przedsiębiorstwie, oraz na które pozycje kosztów powinny być skierowane działania racjonalizujące.

W układzie rodzajowym najczęściej wyróżnia się: 

– kosztu zużycia materiałów,

– koszty zużycia paliw i energii,

– amortyzację,

– koszty usług obcych (remontowych, transportowych, obróbki obcej itp.),

– inne koszty materialne,

– płace wraz z narzutami,

– odpisy na fundusze specjalne,

– inne koszty niematerialne.

Koszty magazynu – stałe i zmienne

Koszty magazynowania możemy również dzielić na koszty stałe i zmienne.

Koszty stałe to te, które pozostają bez zmian bez względu na wielkość obrotu magazynowego. Koszty zmienne reagują na zmiany wielkości obrotu magazynowego. Omawiając koszty magazynowania, należy zwrócić uwagę na to, że nie są one odosobnione, lecz stanowią ogniwo kosztotwórcze w łańcuchu kosztów logistyki przedsiębiorstwa.

Analityka kosztów magazynowania, może być różna w zależności od rodzajów przedsiębiorstwa oraz poziomu rachunku kosztów i celów, którym ten rachunek służy.

Składniki kosztów magazynowania są analogiczne do występujących w układzie księgowym przedsiębiorstwa, lecz rachunek ten wyróżnia cecha, że w jego logistycznym układzie dodatkowo jako składnik kosztowy wprowadza się pozycję „koszty kapitału zamrożonego w zapasie”.

Zapas składowany w magazynie obciążają następujące składniki kosztów magazynowania:

– koszty powierzchni magazynowej znajdującej się pod zapasem,

– koszt utrzymania warunków składowania, tzn. wydatkowanej energii na klimatyzację bądź ogrzewanie, oświetlenie itp,

– koszt pracy ludzkiej wydatkowany na złożenie zapasu, konserwację zapasów, ich inwentaryzowanie i wydawanie,

– obowiązujące narzuty na wydatkowaną pracę ludzką,

– koszty zużytych materiałów,

– koszt zamrożonego w zapasie kapitału według aktualnej stopy oprocentowania kapitału składanego do depozytu, liczony w okresie, dla którego rozpatruje się w danym przypadku składowanie  zapasu,

– koszty ubezpieczeń,

– koszty deprecjacji,

– koszty ubytków i strat,

– koszty odsetek bankowych.

Analiza kosztów magazynowania jest uzależniona od stopnia dezagregacji kosztów w magazynie.

Stopień ten zależy przede wszystkim od liczby miejsc w magazynie, określanych jako miejsca powstawania kosztów, dla których wydziela się koszty w układzie rodzajowym i które stanowią przedmiot systematycznej obserwacji i rozliczania w aspekcie, czy ponoszone koszty przystają do realizowanych zadań.

Koszty można obserwować w jednej syntetycznej pozycji, lecz wtedy nasza wiedza o rzeczywistych miejscach powstawania kosztów w procesie magazynowania jest niewielka.

Logistyczny rachunek kosztów przewiduje ich daleko idącą dezagregację, co pozwala na obserwację rzeczywistych miejsc powstawania kosztów. Umożliwia to podejmowanie decyzji i weryfikację decyzji podjętych w przeszłości.

W działalności magazynu wyniki analizy kosztów pozwalają nie tylko na likwidację zakłóceń założonych standardów znajdujących swoje odbicie w kosztach, stanowią element pozwalający przywrócić równowagę poprzez eliminację zakłóceń powodujących niekorzystne zjawiska.

Podstawową cechą analizy kosztów magazynowania jest jej wykorzystanie w procesie zarządzania. W celu przybliżenia sposobu obserwowania kształtowania się kosztów magazynowania podano poniżej przykłady wskaźników kosztowych przydatnych do prowadzenia analizy kosztów magazynowania zarówno w układzie całego magazynu, jak i jego części będących przedmiotem analizy.

Wskaźniki kosztów

1. Wskaźnik kosztów magazynowania:

Kmc

Kmj   =  ———-

Omr

gdzie:

Kmc – łączne koszty magazynowania w badanym okresie,

Omr – wielkość obrotu magazynowego wg. rozchodu w badanym okresie.

 

2. Wskaźnik kosztów składowania zapasu:

K mc

Ksz  = ———

Zs

gdzie:

Zs – zapas średni w badanym okresie

3. Wskaźnik kosztów efektywności pracy magazynu:

Em = (Kmjb – Kmjd) x Omrd

gdzie:

Kmjb – jednostkowy koszt magazynowania okresu bazowego,

Kmjd – jednostkowy koszt magazynowania okresu docelowego,

Omrd – wielkość obrotu magazynowego wg. rozchodu w okresie docelowym.

4. Wskaźnik kosztów utrzymania powierzchni magazynowej:

Kmc

Mup   =  ———–

Pu

gdzie:

Pu – powierzchnia użytkowa magazynu.

5. Wskaźnik kosztów eksploatacji wyposażenia:

Kmu

Mu   =  ———–

Ww

gdzie:

Kmu – koszty eksploatacji wyposażenia magazynu,

Ww – wartość maszyn i urządzeń stanowiących wyposażenie magazynu.

6. Wskaźnik kosztów zatrudnienia pracownika magazynowego:

Kmo

Mkp   =  ———-

Zp

gdzie:

Kmo – koszty osobowe pracowników magazynowych,

Zp – średnia liczba pracowników zatrudnionych w badanym okresie.

Szczególną uwagę zwraca się na wskaźnik podany w p. 2. Wskaźnik ten nosi bowiem znamiona sprzeczności między kosztami magazynowania a kosztami kapitału zamrożonego w zapasach.

Każde przedsiębiorstwo, każdy właściciel dąży w działaniach logistycznych do przyspieszenia rotacji zapasów i zmniejszenia ich wielkości. Osiągając założony cel uzyskuje się jednak znaczne pogorszenie wartości wskaźnika kosztów składowania zapasów. Zjawisko to jest wynikiem trwania wielkości kosztów stałych magazynowania, których nośnikami są budowle magazynowe (koszty amortyzacji) i wyposażenie magazynowe przeznaczone do składowania zapasów (koszty amortyzacji) w rozmiarze służącym składowaniu określonej wielkości zapasów. Kiedy zapas ten ulega zmniejszeniu, koszty rozkładają się na mniejszą liczbę jednostek zapasu, a więc wskaźnik wzrasta, przyjmując niekorzystną wartość. Ten przypadek wyraźnie ilustruje konieczność podziału, a następnie obserwacji kosztów w układzie stałych i zmiennych. Jeżeli zmniejszenie wielkości zapasów ma charakter trwały, konieczne jest obniżenie kosztów stałych przez nowe zagospodarowanie części magazynu, wykorzystanie na działalność usługowego przechowywania zapasów, a w ostateczności przeznaczenie na inną działalność.

Inna kwestia to porównywanie w czasie kosztów rodzajowych dla całego magazynu lub poszczególnych wydzielonych miejsc powstawania kosztów. Porównując te koszty w układzie eksploatacyjnym, należy zawsze odrzucać z zestawu kosztów pozycje przypadkowe, nie wynikające z pracy magazynu, np. prowadzi się analizę kosztową pracy magazynu w odcinkach kwartalnych.

Analityka w odniesieniu do kosztów magazynowania w warunkach funkcjonowania logistycznego rachunku kosztów często musi być dostosowana do potrzeb wynikających z obliczeń optymalizacyjnych w zakresie gospodarowania zapasami, gdzie rachunek ich optymalizacji wymaga ustalenia elementów kosztowych związanych z realizacją dostawy. Do takich elementów należy np. wyznaczenie kosztów magazynowania dla konkretnego asortymentu.

Budżetowanie magazynu

Budżet, to roczny plan przedsiębiorstwa wyrażony w kategoriach finansowych.

Magazyn, stanowiący część przedsiębiorstwa wydzieloną organizacyjnie, może i w zasadzie powinien być również objęty budżetowaniem.

Magazyn posługujący się budżetem to magazyn funkcjonujący na poziomie obejmującym planowanie strategiczne ( budżet roczny bądź o dłuższym wymiarze czasowym )  i planowanie operacyjne ( krótkoterminowe).

W nowocześnie zarządzanym przedsiębiorstwie budżetowanie magazynowania stanowi element dyscyplinowania kosztowego w systemie logistycznym.

Budżet kosztów magazynu można określić jako zestawienie planowanych w przyszłych okresach procesów logistycznych w ujęciu wartościowym, toczących się w magazynie w określonych przekrojach rodzajowych.

Wielkości kosztów przyjętych do budżetu mają charakter normatywny i są powiązane z odpowiedzialnością konkretnych stanowisk za dotrzymanie ich wielkości w przyjętym okresie.

Budżet magazynowania charakteryzuje się następującymi cechami:

– jednoznacznym wyodrębnieniem w układzie magazynu miejsc powstawania  kosztów w strukturze organizacyjnej magazynu, które stanowią ogniwa budżetowania i kontroli,

– określeniem rodzajowego układu kosztów rozliczanych w budżecie,

– określeniem okresu, dla którego ustalono limity kosztów.

Budżet powinien odgrywać aktywną rolę związaną z dyscyplinowaniem powstawania kosztów magazynowych. Spełnienie tego postulatu wymaga, oprócz konsekwentnego realizowania założeń budżetowych w działalności operacyjnej, przestrzegania następujących zasad przy tworzeniu i działaniu budżetu:

– wyznaczone limity kosztów powinny być ustalone realnie z udziałem osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie miejsc budżetowania, np. kierownika magazynu, tak aby czuł się on współtwórcą planu,

– funkcja kontrolna budżetu powinna stanowić podstawowe kryterium oceny kosztów rzeczywistych, a ustalone odchylenia pozwalać na ocenę jakości działań budżetowanego magazynu (części magazynu) oraz prawidłowości budżetowania kosztów.

Tworzenie budżetu dla magazynu

Tworzenie budżetu dla magazynu jako jednostki organizacyjnej nie nasuwa żadnych zastrzeżeń natury rozliczeniowo – efektywnościowej. Natomiast tworząc budżety dla określonych miejsc kosztotwórczych wewnątrz magazynu, należy zastanowić się nad następującymi problemami:

– czy koszty związane z tworzeniem i obserwacją miejsca budżetowania nie przewyższają efektów płynących z tego tytułu,

– w jaki sposób wyodrębnione miejsca kosztotwórcze są powiązane z innymi, czy decyzje związane z obniżeniem kosztów ich funkcjonowania nie wpływają niekorzystnie na otoczenie, gdzie koszty mogą wzrastać,

– czy budżetowane miejsca kosztotwórcze są w sposób jednoznaczny powiązane z ośrodkiem odpowiedzialności za powstające koszty logistyki przepływu materiałów.

Jeżeli budżet magazynu ma być rzeczywistym planem, łączącym plan operacyjny z planem przedsiębiorstwa, należy tworzyć go krok po kroku, według przedstawionego schematu:

1. Kompilacja podstawowych założeń
2. Określenie potrzeb magazynowych
3. Analiza działań magazynu i wymaganych środków
4. Uaktualnianie czynników finansowych
5. Obliczanie preliminarza budżetowego
6. Ocena preliminarza budżetowego
7. Finalizacja budżetu i uzyskanie zatwierdzenia

Jeżeli przedstawione powyżej techniki i narzędzia zostaną zastosowane prawidłowo, przy zachowaniu omówionych zasad, można w rezultacie uzyskać odpowiedni budżet.

W kolejnych artykułach zaczniemy przybliżać podstawowe akty prawne regulujące prace magazynu.